Inhaltsverzeichnis
C. Die Reform des Personengesellschaftsrechts zum 01.01.2024
D. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Im „Leben“ von Vereinen und Gesellschaften ist die Mitwirkung des Notars unerlässlich.
Dies beginnt bei der Gründung: Die Erstanmeldung eines Vereins zum Vereinsregister muss notariell beglaubigt werden; ein Gesellschaftsvertrag einer GmbH ist notariell zu beurkunden; Handelsregisteranmeldungen müssen notariell beglaubigt werden; etc.
Auch bei der Umwandlung in eine andere Rechtsform, Zusammenschlüssen, Verschmelzungen und Umwandlungen von Unternehmen, dem Verkauf von Unternehmensanteilen sowie der Unternehmensnachfolge ist in vielen Fällen die Mitwirkung eines Notars nicht nur sinnvoll, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben.
Plant ein Unternehmer die Regelung seiner Unternehmensnachfolge, ist auch hier der Notar ein wichtiger Ansprechpartner. Hier gibt es viele Punkte zu bedenken und Probleme zu lösen, u. A. die Erhaltung des Betriebs, die Versorgung des ausscheidenden Firmeninhabers und seiner Angehörigen, die Vorsorge für den Krankheits- und Todesfall, usw. Ohne eine sachverständige Beratung ist eine Nachfolgeplanung nicht sinnvoll und gefährdet die Zukunft des Unternehmens. Der Notar findet hier – oftmals im Zusammenspiel mit weiteren Beratern im Bereich Steuern und Finanzen – eine für den Unternehmensinhaber maßgeschneiderte Lösung.
Nachfolgende Informationen sollenIhnen einen kurzen Überblick über das Recht der Vereine und Gesellschaften geben soll. Diese erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können eine konkrete Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.
Sollten Ihrerseits noch Fragen offen sein, so stehen wir für die Beantwortung derselben zur Verfügung.
Für steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das Finanzamt (siehe hierzu auch die Informationen zum Steuerrecht).
Rechtsfähig und zum eingetragenen Verein (e. V.) wird der Verein, wenn er in das Vereinsregister des zuständigen Amtsgerichts eingetragen wird.
In das Vereinsregister werden alle Vereine eingetragen, die selbst Träger von Rechten und Pflichten sein sollen (Rechtsfähigkeit). Die Vereinsregister werden bei den Amtsgerichten geführt. Einzutragen sind der Name des Vereins, sein Sitz, der Vorstand und dessen Vertretungsbefugnis.
Vereine, die nicht oder noch nicht im Vereinsregister eingetragen sind, bergen für Vorstand und Mitglieder große persönliche Haftungsrisiken. Von der Rechtsform des nicht eingetragenen Vereins wird deshalb regelmäßig abgeraten.
Mindestens sieben Mitglieder müssen sich zur Gründung zusammenfinden, wenn das Amtsgericht den Verein in das Vereinsregister eintragen soll. In der Regel müssen die Gründer volljährig sein.
Bei der Gründung eines Vereins sind viele Förmlichkeiten zu beachten, denn das Vereinsregister kann seine Funktion nur erfüllen, wenn das Amtsgericht bei Eintragungen auf deren Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Beschlüssen der Vereinsorgane achtet.
In der Gründungsversammlung legen die Gründer die Vereinssatzung einstimmig fest. Die Originalsatzung wird datiert und von mindestens sieben Gründungsmitgliedern unterschrieben. Dann wählt die Versammlung den Vorstand des Vereins.
Darüber muss ein Protokoll angefertigt werden, das mindestens folgende Punkte enthält:
Dem Protokoll muss eine Anwesenheitsliste beigefügt werden.
Nach der Gründung sollte der Verein möglichst zügig in das Vereinsregister eingetragen werden. Bis zur Eintragung müssen die Mitglieder und alle, die für den Verein handeln, damit rechnen, dass sie persönlich für die Verpflichtungen des Vereins einstehen müssen. Erst mit der Eintragung gehen die Rechte und die Pflichten, auch die Haftung, auf den Verein über.
Der Vorstand zeigt die Gründung des Vereins beim zuständigen Finanzamt an und meldet den Verein beim Vereinsregister an. Die Anmeldung muss öffentlich beglaubigt sein und von den Vorstandsmitgliedern in vertretungsberechtigter Anzahl unterschrieben werden
Bei einer öffentlichen Beglaubigung wird die Unterschrift unter einer schriftlichen Erklärung, hier der Anmeldung, von einem Notar beglaubigt. Der Notar bestätigt, das eine bestimmte Person eine Unterschrift geleistet hat. Dazu muss der Text in Gegenwart des Notars unterschrieben oder die Unterschrift vor dem Notar persönlich anerkannt werden. Kennt der Notar den Unterzeichner nicht persönlich, prüft er dessen Identität anhand amtlicher Ausweise. Mehrere Unterzeichner können ihre Unterschriften auch nacheinander beglaubigen lassen oder zu verschiedenen Notaren gehen.
Auf Wunsch formuliert der Notar auch den Text der Anmeldung und leitet die Anmeldung sowie eine Kopie der Satzung und des Gründungsprotokolls an das zuständige Amtsgericht weiter.
Verfolgt ein Verein ausschließlich Ziele, die der Allgemeinheit dienen, kann er als gemeinnützig anerkannt werden. Dann wird er steuerlich bevorzugt behandelt und kommt leichter in den Genuss von öffentlichen Fördermitteln.
Das Finanzamt prüft die Voraussetzungen anhand des Vereinszwecks, der sich aus der Satzung ergibt, und der tatsächlichen Tätigkeit des Vereins. Musterformulierungen für die Vereinssatzung enthält die Anlage 1 zu § 60 der Abgabenordnung. Auch wenn die gesetzlichen Musterformulierungen verwendet werden, sollte der Entwurf der Satzung vor der Vereinsgründung dem zuständigen Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden.
Wird bei Anmeldungen zum Vereinsregister dem Notar bzw. dem Vereinsregister eine (vorläufige) Gemeinnützigkeitsbescheinigung vorgelegt, können Notar- und Gerichtsgebühren ermäßigt oder vollständig erlassen werden.
Jede Gemeinschaft braucht Regeln. Die Regeln für das Vereinsleben nennt man Satzung.
Die Vereinssatzung muss bzw. soll folgende Bestimmungen enthalten:
Über diesen Mindestinhalt hinaus können die Mitglieder ihr Vereinsleben in der Satzung gestalten. Vollständigkeit ist wichtig, aber nicht alles ist rechtlich zulässig oder sinnvoll. Viele Fachverbände (z. B. der Landessportverband) halten Satzungsmuster bereit.
Damit der Verein leben kann, braucht er Organe: mindestens den Vorstand und die Mitgliederversammlung. Daneben können noch zusätzliche Gremien eingerichtet werden.
Zusätzliche Gremien bestehen oft in größeren Vereinen. Sie haben Namen wie Delegiertenversammlung, Aufsichtsrat, Kuratorium, erweiterter Vorstand oder Ausschuss. Sie sollen die Mitgliederversammlung und den Vorstand von Aufgaben entlasten, die diese nicht nach Gesetz zwingend wahrnehmen müssen.
Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen. Er kann aus einer Person oder mehreren Vorstandsmitgliedern bestehen.
Bei mehreren Vorstandsmitgliedern sollte die Satzung die Vertretungsbefugnis regeln: Darf ein Vorstandsmitglied den Verein allein vertreten, müssen mehrere Vorstandsmitglieder oder sogar alle gemeinschaftlich handeln? Man sollte hier abwägen. Zwar schützt eine Gesamt- oder Mehrfachvertretung vor Missbrauch. Dafür ist sie jedoch bei alltäglichen Geschäften umständlich. Gibt die Satzung keine Regelung vor, gilt § 26 Abs. 2 BGB: Die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertritt den Verein gemeinsam.
Manche Vereine berufen weitere Personen neben die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder in den Vorstand. Dieser „Gesamtvorstand“ oder „erweiterte Vorstand“ entscheidet intern über die Geschäfte des Vereins. An die Beschlüsse dieses Gremiums ist der vertretungsberechtigte Vorstand gebunden. Verstöße gegen eine solche Weisung schränken die Vertretungsbefugnis nach außen nicht ein, können aber zu Ersatzansprüchen des Vereins führen.
Die Vorstandsmitglieder haften nicht persönlich für die Verpflichtungen, die sie im Namen des Vereins eingehen. Sie sind dem Verein gegenüber für ihre Amtsführung verantwortlich und legen in der Mitgliederversammlung Rechenschaft darüber ab. Der Gesetzgeber hat die Haftung von ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern auf Fälle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit begrenzt (§ 31a BGB).
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Vereinsorgan. Die Mitgliederversammlung trifft alle grundsätzlichen Entscheidungen. Sie wählt zum Beispiel den Vorstand und beschließt die Satzung und deren Änderungen. Zur Mitgliederversammlung müssen alle Mitglieder eingeladen werden. Die Einladung muss fristgerecht und in der richtigen Form erfolgen. Wann und wie dies zu geschehen hat, bestimmt die Satzung.
Werden Beschlüsse gefasst, die in das Vereinsregister einzutragen sind, ist das Protokoll über die Mitgliederversammlung mit der Anmeldung zum Vereinsregister einzureichen. Das Protokoll hält den Ablauf der Mitgliederversammlung fest, am besten möglichst kurz und übersichtlich.
Protokolle, die zum Vereinsregister einzureichen sind, müssen mindestens enthalten:
Bei der Protokollierung von Beschlüssen und Wahlvorgängen sollte zudem Folgendes beachtet werden:
Um Formfehler zu vermeiden, sollten auf den jeweiligen Verein zugeschnittene Formulare und Checklisten für die Einladung, die Versammlungsleitung und das Protokoll verwendet werden.
Beschlüsse können in der Mitgliederversammlung nur dann wirksam gefasst werden, wenn der Gegenstand der Beschlussfassung als sog. Tagesordnungspunkt (TOP) bereits bei der Einladung zur Mitgliederversammlung ausreichend beschrieben worden ist. Dabei sind jedoch immer auch die Regelungen der Vereinssatzung zu beachten.
Die Tagesordnung soll die Aufgabe erfüllen, die Mitglieder im Allgemeinen zu unterrichten, worüber in der Versammlung verhandelt und Beschluss gefasst werden soll. Es empfiehlt sich, um späteren Streitigkeiten aus dem Wege zu gehen, eine ausführliche und genaue Beschreibung der zu behandelnden Angelegenheiten / Tagesordnungspunkte zu geben.
Es reicht grundsätzlich nicht aus, in der Einladung als Tagesordnungspunkt pauschal „Satzungsänderung“ anzugeben. In diesem Fall würden die Mitglieder im Unklaren gelassen, welchen Inhalt und damit welche Bedeutung die beabsichtigte Änderung hat. In der Praxis hat es sich bewährt, den derzeitigen Wortlaut der zu ändernden Satzungsvorschriften und den geplanten Text vergleichend aufzuführen bzw. bei Satzungsneufassung die geplante Satzung mitzuteilen bzw. anzugeben, wo und wann die Satzungsneufassung eingesehen werden kann.
Satzungsänderungen zum Vereinszweck sind in der Tagesordnung besonderes anzukündigen. Sie bedürfen – soweit die Vereinssatzung keine andere Regelung enthält – der Zustimmung aller Mitglieder. Wer an der Versammlung nicht anwesend war, hat schriftlich zuzustimmen.
Die Ankündigung eines Tagesordnungspunktes „Anträge“ oder „Verschiedenes“ hat keine Aussagekraft und ermöglicht keine gültige Beschlussfassung.
Beschließt die Mitgliederversammlung Satzungsänderungen, wählt sie einen neuen vertretungsberechtigten Vorstand oder ändert sie dessen Vertretungsbefugnis, gilt: Auch diese Vorgänge sollte der Vorstand unverzüglich beim Vereinsregister anmelden. Denn der Verein muss sich an den Angaben, die im Vereinsregister eingetragen sind, festhalten lassen. Satzungsänderungen werden zudem erst mit der Registereintragung wirksam.
Die Anmeldung von Veränderungen muss schriftlich mit notarieller Beglaubigung der Unterschriften der Mitglieder des Vorstandes in vertretungsberechtigter Zahl erfolgen.
Bei Neuwahlen von vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern muss eine Kopie des Versammlungsprotokolls mit der Anmeldung vorgelegt werden. Bei einer sonstigen Änderung, z. B. Amtsniederlegung oder Tod eines Vorstands, muss die entsprechende Erklärung über die Amtsniederlegung bzw. eine Sterbeurkunde vorgelegt werden. Wiederwahlen brauchen nicht angemeldet zu werden.
Bei einer Satzungsänderung oder -neufassung müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
Die Tätigkeit eines Vereins endet durch Auflösung, Entziehung der Rechtsfähigkeit oder durch Vereinsverbot.
Aufgelöst wird ein Verein durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung oder durch Eröffnung des Insolvenzverfahrens. Wenn die Satzung keine andere Mehrheit vorsieht, muss der Auflösungsbeschluss mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen gefasst werden. Der Auflösungsbeschluss muss durch den Liquidator beim Vereinsregister zur Eintragung angemeldet werden. Liquidator ist meistens der Vorstand. In der Liquidationsphase können die Gläubiger des Vereins ihre offenen Forderungen anmelden. Die laufenden Geschäfte des Vereins werden beendet, noch offene Forderungen eingezogen und die Verbindlichkeiten des Vereins erfüllt. Ein Jahr nach der öffentlichen Bekanntmachung des Auflösungsbeschlusses fällt das restliche Vermögen an den in der Satzung bestimmten Berechtigten. Anschließend meldet der Liquidator die Beendigung der Liquidation zum Vereinsregister an; nach deren Eintragung ist der Verein erloschen. Eine Kopie des Versammlungsprotokolls ist in beiden Fällen (Auflösung und Erlöschen) mit vorzulegen.
Das Amtsgericht entzieht dem Verein die Rechtsfähigkeit, wenn die Zahl der Mitglieder unter drei gesunken ist. Die nach dem Landesrecht zuständige Behörde kann dem Verein die Rechtsfähigkeit entziehen, wenn er das Gemeinwohl gefährdet oder sich ohne staatliche Erlaubnis in erster Linie wirtschaftlich betätigt.
Ein Vereinsverbot kann das Bundesinnenministerium oder der Innenminister eines Landes aussprechen; aber nur, wenn der Zweck oder die Tätigkeit des Vereins gegen Strafgesetze, die verfassungsmäßige Ordnung oder den Gedanken der Völkerverständigung verstößt.
– derzeit in Bearbeitung –
Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, die in ihrem Bestand von den einzelnen Gesellschaftern unabhängig ist.
Eine Kapitalgesellschaft ist eine auf einem Gesellschaftsvertrag beruhende Körperschaft des privaten Rechts, deren Mitglieder einen gemeinsamen, meist wirtschaftlichen, Zweck verfolgen. Sie ist eine juristische Person. Kapitalgesellschaften sind durch gesetzlich festgelegte Kapitalaufbringungs- und -erhaltungsvorschriften gekennzeichnet. In Deutschland gibt es folgende Kapitalgesellschaften: die Aktiengesellschaft (AG) mit der besonderen Form der Europäischen Gesellschaft (SE); die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA); die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH); die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als Unterform einer GmbH.
Die Gesellschafter sie haften für Schulden der Gesellschaft grundsätzlich nicht persönlich, sondern nur mit den von ihnen übernommenen Einlagen. Die GmbH ist besonders dann geeignet, wenn die Gesellschafter keine persönliche Haftung über ihre Einlage hinaus übernehmen wollen.
Die Gründung einer GmbH ist zum Schutz ihrer Gläubiger an strenge Voraussetzungen geknüpft. Der Gesellschaftsvertrag muss bestimmte Angaben enthalten und notariell beurkundet werden. Die Gründer müssen gemeinsam ein Stammkapital von mindestens 25.000 EUR, von dem mindestens 12.500 EUR bei der Gründung eingezahlt werden müssen aufbringen.
Steuern fallen bei der GmbH an; zusätzlich werden ausgeschüttete Gewinne bei dem jeweiligen Gesellschafter besteuert.
Die GmbH kann auch einen außenstehenden Dritten als Geschäftsführer einstellen.
Die Auflösungsgründe einer Kapitalgesellschaft können vielfältiger Art sein. In der Regel erfolgt die Auflösung durch gesonderten schriftlichen Beschluss der Gesellschafterversammlung (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG). Vorbehaltlich anderer Regelungen im Gesellschaftsvertrag bedarf dieser Beschluss einer Mehrheit von 75 % der anwesenden Stimmen. Der Auflösungsbeschluss ist regelmäßig formlos möglich und bedarf keiner Begründung oder Rechtfertigung. Nur unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. Wirksamwerden erst nach längerer Zeit) muss er als Satzungsänderung notariell beurkundet werden.
Der Auflösungsbeschluss hat ab dem vereinbarten Eintritt seiner Wirksamkeit die automatische Auflösung der Gesellschaft zur Folge. Hierbei kann es zweckmäßig sein, wegen des Erfordernisses der Aufstellung einer Eröffnungsbilanz das Ende eines Geschäftsjahres zu bestimmen; ist kein Termin genannt, gilt der Tag der Beschlussfassung selbst als maßgeblich für die Auflösungswirkung. Der Auflösungstermin ist exakt festzulegen, da er maßgeblich für die steuerliche Gewinnermittlung ist (vgl. § 11 KStG). Ab dem Auflösungszeitpunkt firmiert die Gesellschaft mit dem Zusatz „i.L.“. Im Beschluss sollte ebenfalls geregelt sein, bei wem die Bücher und Schriften der Gesellschaft nach Beendigung der Abwicklung verwahrt werden (§ 74 GmbHG).
Weitere Auflösungsgründe können beispielsweise sein: Zeitablauf (§ 60 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG); gerichtliches Auflösungsurteil (§ 60 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG); Eröffnung des Insolvenzverfahrens (§ 60 Abs. 1 Nr. 4 GmbHG); Abweisung des Insolvenzantrags mangels Masse (§ 60 Abs. 1 Nr. 5 GmbHG); Verfügung des Registergerichts, z.B. wegen Satzungsmängeln oder Nichteinhaltung der Volleinzahlungspflicht nach §§ 144 a, b FGG (§ 60 Abs. 1 Nr. 6 GmbHG) oder aufgrund sonstiger registeraufsichtlicher Befugnisse (vgl. §§ 142, 144 FGG, 37 HGB); Sitzverlegung in das Ausland, Erwerb aller Geschäftsanteile durch die GmbH oder die Vereinbarung bestimmter Kündigungsklauseln im Gesellschaftsvertrag mit der Folge der Auflösung.
Die aufgelöste Gesellschaft besteht fort. Auflösung bedeutet also nicht, dass die Existenz der GmbH aufhört, sondern nur eine Änderung des Gesellschaftzwecks. Diese ist nunmehr nicht mehr auf die werbende Teilnahme am Wirtschaftsverkehr gerichtet, sondern auf die Abwicklung des Gesellschaftsvermögen, d.h. die Versilberung der Aktiva, Begleichung der Verbindlichkeiten und Verteilung eines etwaigen Überschusses. Erst nach vollständiger Abwicklung ist die Gesellschaft beendet und kann im Handelsregister gelöscht werden. Die zeitliche Reihenfolge des Lebensendes einer Gesellschaft ist also: Auflösung – Abwicklung – Vollbeendigung – Löschung. Nur ausnahmsweise können diese Stadien zusammenfallen, nämlich bei Löschung der Gesellschaft wegen Vermögenslosigkeit durch das Registergericht gemäß § 141a FGG (§ 60 Abs. 1 Nr. 7 GmbHG)
Die Auflösung der Gesellschaft sowie die Bestellung der Liquidatoren mit Vertretungsmacht sind zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 65 Abs. 1 GmbHG). Anmeldeverpflichtet sind nach § 78 GmbHG i.d.R. die Liquidatoren in vertretungsberechtigter Zahl, nicht die Geschäftsführer, deren Amt bereits mit Eintritt des Auflösungstatbestandes (z.B. des Beschlusses) geendet hat (anders nur bei konstitutiver Anmeldung einer Satzungsänderung). Mangels abweichender Regelungen in der Satzung oder im Gesellschafterbeschluss (dort können übrigens auch andere juristische Gesellschaften zum Liquidator bestellt werden !) sind allerdings die Liquidatoren mit den Geschäftsführern identisch (sogenannte „geborene Liquidatoren“). Gleichwohl sind die Versicherungen des Geschäftsführers gemäß §§ 67 Abs. 3, 66 Abs. 4 und 8 Abs. 3 GmbHG sowie auch die abstrakte Regelung der Vertretungsbefugnis durch den geborenen Liquidator erneut abzugeben. Die Anmeldepflicht entfällt nur dann, wenn die Auflösung von Amts wegen eingetragen wird (z.B. im Falle der Insolvenz). Eine beglaubigte Abschrift der Anmeldung ist dem nach § 20 AO zuständigen Finanzamt zuzuleiten (§ 54 EStDV). Ein Muster dieser Anmeldung findet sich am Ende dieses Merkblattes unter Ziffer 4.
Die Liquidatoren müssen die Auflösung einmal (nicht mehr wie früher dreimal) in den in der Satzung vorgesehenen Bekanntmachungsblättern (in der Regel also nur im elektronischen Bundesanzeiger) bekannt machen, verbunden mit der Aufforderung an die Gläubiger, sich bei der Gesellschaft zu melden (sogenannter Gläubigeraufruf). Diese Bekanntmachung ist von besonderer praktischer Bedeutung, da erst diese Bekanntmachung (Einstellung auf der Homepage des elektronischen Bundesanzeigers) den Lauf des sogenannten Sperrjahres nach § 73 GmbHG in Gang setzt. Vor dessen Ablauf kann u.a. das Erlöschen nicht im Handelsregister verlautbart und mit der Verteilung des Vermögens nicht begonnen werden. Eine schuldhafte Verzögerung der Veröffentlichung kann die Liquidatoren schadenersatzpflichtig machen (§ 71 Abs. 4, § 43 Abs. 1 GmbHG). Die kostenpflichtige Bekanntmachung erfolgt nun im elektronischen Bundesanzeiger (https://publikations-plattform.de). Sie müssen sich dafür einmalig auf der genannten Homepage registrieren lassen. Über die Einstellung im elektronischen Bundesanzeiger können Sie sodann eine „Vollzugsnachricht“ in pdf-form abrufen, die bei der endgültigen Löschung der GmbH, die nach Ablauf des „Sperrjahrs“ über das Notariat durch Registeranmeldung herbeigeführt werden kann, vorgelegt werden muss. Daher sind diese Veröffentlichungsnachweise gut aufzubewahren (für eine gewisse Zeit kann im elektronischen Bundesanzeiger auch über die genannte Website rückwirkend recherchiert werden).
Die Veröffentlichung des Liquidators im elektronischen Bundesanzeiger kann folgenden Wortlaut haben:
[Firma] GmbH i.L.
Postanschrift: [Anschrift]
(Amtsgericht [Ort des Amtsgericht]; HRB [Nummer])
Die Gesellschaft ist aufgelöst. Die Gläubiger der Gesellschaft werden aufgefordert, sich bei ihr zu melden.
[Ort], den [Datum] [Vor- und Nachname] (der Liquidator)
Von der Veröffentlichung kann nur dann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn (kumulativ) nachweislich keinerlei zu verteilendes Schlussvermögen vorhanden ist, keine Ausschüttungen an Gesellschafter über einen ordentlichen Gewinnverteilungsplan erfolgt sind, keine Zahlungen auf Stammeinlagen ausstehen; keine Rechtsstreite anhängig sind und keine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit gegeben ist.
Die aufgelöste Gesellschaft kann grundsätzlich durch Gesellschafterbeschluss fortgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch unter anderem, dass noch nicht mit der Verteilung des Gesellschaftsvermögens begonnen wurde und der Auflösungsgrund beseitigt ist. Auch die Fortsetzung durch Beschluss ist zur Eintragung im Handelsregister anzumelden.
Mit dem im Auflösungsbeschluss bestimmten Wirksamkeitsdatum endet das (Rumpf-)Geschäftsjahr der werbenden, „aktiven“ Gesellschaft und ein neues Geschäftsjahr der in Liquidation befindlichen Gesellschaft beginnt, das nach gesetzlicher Vermutung zwölf Monate ab diesem „Eröffnungstermin“ läuft. Dies hat zur Folge, dass beispielsweise bei einem Liquidationsbeschluss mit Wirkung zum 01.04.2017 die werbende Gesellschaft einen letzten Jahresabschluss zum 31.03.2017 zu erstellen hat, sodann eine Liquidationseröffnungsbilanz zum 01.04.2017 und einen ersten Jahresabschluss der Liquidationsgesellschaft zum 31.03.2018. Es mag ratsam sein, mit der Liquidation auch einen Beschluss zu fassen, dass das Geschäftsjahr der Liquidationsgesellschaft wiederum das Kalenderjahr sei, so dass wenigstens der Rhythmus der Jahresabschlüsse (zum 31.12.) beibehalten werden kann (vgl. § 71 GmbHG). Die zusätzliche Erstellung eines letzten Jahresabschlusses der werbenden Gesellschaft und einer darauf aufbauenden Eröffnungsbilanz der Liquidationsgesellschaft können jedoch als solche nicht vermieden werden. Diese Bilanzen müssen auch – wie üblich – beim Bundesamt für Justiz, über die Publikationsplattform des „Bundesanzeiger“, eingereicht werden, andernfalls drohen empfindliche Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB.
Während der Liquidation besteht die Gesellschaft mit geändertem Gesellschaftszweck, der nunmehr auf Abwicklung des Gesellschaftsvermögens gerichtet ist, fort. An die Stelle der Geschäftsführer treten die Liquidatoren, die für die ordnungsgemäße Abwicklung verantwortlich sind. Die Liquidation kann sich in der Praxis für einen längeren Zeitraum ziehen. Das einjährige Sperrjahr ist bei der GmbH regelmäßig die gesetzlich fixierte Mindestdauer der Liquidation, eine gleichzeitige Anmeldung der Auflösung und des Erlöschens vor Erfüllung der Veröffentlichungspflicht ist stets unzulässig. Ausnahmsweise ist die Anmeldung des Erlöschens vor Ablauf des Sperrjahres zulässig, wenn die GmbH nach Befriedigung aller Gläubiger kein Vermögen mehr besitzt; hierbei ist dem Registergericht der genannte Sachverhalt jedoch genau nachzuweisen.
Die Beendigung des Liquidatorenamts erfolgt durch Abberufung der Gesellschafterversammlung, durch gerichtliche Entscheidung im Falle eines wichtigen Grundes oder durch Amtsniederlegung, die in Ermangelung entgegenstehender Satzungsregelungen grundsätzlich jeder Zeit möglich ist. Auch ein Wechsel im Liquidatorenamt ist in das Handelsregister einzutragen. Unabhängig von der formalen Stellung bleibt jedoch die vertragliche Vereinbarung mit der Gesellschaft (Anstellungsvertrag).
Zweck und Inhalt der Liquidation ist die Beendigung der laufenden Geschäfte mit dem Ziel, nach Erfüllung aller Verbindlichkeiten das verbleibende, nur noch in Geld bestehende Vermögen an die Gesellschafter zu verteilen. Insoweit beschreibt sich auch die Aufgabe die Liquidatoren (§ 70 GmbHG). Die Liquidatoren sind im Interesse der Gesellschaft an einer möglichst raschen Abwicklung einerseits und an einem möglichst hohen Endvermögen andererseits verpflichtet, hierbei haften sie für die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes.
Die Abwicklung der laufenden Geschäfte beinhaltet insbesondere die Einziehung der bestehenden Forderungen und die Erfüllung der bestehenden Verbindlichkeiten. Hierbei sind Dauerschuldverhältnisse in angemessener Zeit zu beenden und neue Geschäfte nur dann einzugehen, wenn dies den Abschluß der Liquidation nicht verzögert. Hauptinhalt der Liquidation ist jedoch die Versilberung des Vermögens, d.h. sämtliche Aktiva der Gesellschaft zu Geld zu machen. Dies dient sowohl dazu, die Gesellschaftsgläubiger befriedigen zu können, als auch die in bar zu erfüllende Vermögensverteilung im Interesse einer optimalen Werterhaltung der Substanz vorzubereiten. Gegebenenfalls sind Unternehmensveräußerungen oder Teilbetriebsveräußerungen unter weitestgehender Vermeidung der Zerschlagung von Vermögenswerten in Betracht zu ziehen. Auch der Verkauf von Aktiva an Gesellschafter ist bei einem angemessenen Preis unter entsprechender Dokumentation und Gleichbehandlung aller Gesellschafter zulässig. Im Innenverhältnis sichern sich die Liquidatoren in Zweifelsfällen, insbesondere bei besonders wertvollen Vermögensgegenständen, zweckmäßigerweise durch einen Gesellschafterbeschluss ab.
Während der Liquidation haben die Abwickler mit wenigen Ausnahmen die allgemeinen Regeln der Rechnungslegung der werbenden Gesellschaft einzuhalten. Insbesondere sind drei Dinge zu beachten (§ 71 GmbHG): Es ist, wie eingangs dieses Abschnitts bereits erwähnt, neben den periodischen Jahresabschlüssen eine Liquidationseröffnungsbilanz mit Erläuterungsbericht aufzustellen, auf die die allgemeinen Vorschriften über Jahresabschlüsse mit gewissen Modifikationen bzgl. des Anlagevermögens anzuwenden sind; über die Rechnungslegung und die Entlastung der Liquidatoren beschließt die Gesellschafterversammlung. Auch die Fragen der Offenlegung und der Abschlussprüfung müssen berücksichtigt werden (§§ 316 ff., 325 ff. HGB). Dies gilt unabhängig davon, dass die steuerliche Veranlagung durch das Finanzamt oft für den gesamten Liquidationszeitraum zusammenfassend stattfindet
Auch im täglichen Umgang sind Besonderheiten zu berücksichtigen: Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen neben den allgemeinen Positionen auch die Tatsache, dass die Gesellschaft sich in Liquidation befindet, alle Liquidatoren sowie – falls einschlägig – der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, angegeben werden (vgl. § 71 Abs. 5 GmbHG).
Die Gesellschafter haben einen gesetzlichen Anspruch auf Ausschüttung des nach Abwicklung verbliebenen Gesellschaftsvermögens im Verhältnis ihrer nominalen Geschäftsanteile (§ 72 GmbHG). Gläubiger sind hierbei diejenigen, die im Zeitpunkt der Vermögensverteilung Gesellschafter sind. Der Anspruch besteht dem Inhalt nach in einer Geldleistung, auf Teilung in Natur braucht sich der Gesellschafter grundsätzlich nicht einzulassen. Abweichungen durch Gesellschafterbeschluss sind zulässig. Die Verteilung des Gesellschaftervermögens darf erst erfolgen, wenn sowohl das Sperrjahr abgelaufen ist als auch bekannte Schulden entweder getilgt sind oder ihre Befriedigung sichergestellt ist (durch Hinterlegung oder Sicherheitsleistung). Neben der Sperrwirkung für die Auszahlung des Gesellschaftsvermögens liegt die Bedeutung des Sperrjahres in der Sicherung der bekannten Gesellschaftsgläubiger. Forderungen gegen die Gesellschaft sind zu begleichen, soweit sie unstreitig und fällig sind und der Gläubiger feststeht. Ist mit der Vermögensverteilung bereits begonnen und meldet sich später ein bisher unbekannter Gläubiger, muss sie unterbrochen werden. Nach Ablauf des Sperrjahres und Tilgung bzw. Sicherstellung aller bekannten Verbindlichkeiten, wird der Ausschüttungsanspruch der Gesellschafter fällig. Bei Ausschüttung unter Verstoß der vorstehenden Bestimmungen besitzt die Gesellschaft einen Anspruch gegen die Gesellschafter auf Rückerstattung des jeweils Empfangenen. Daneben bestehen Ansprüche der Gesellschaft gegen die Liquidatoren.
Ist das verwertbare Vermögen verteilt und sind keine Abwicklungsmaßnahmen erforderlich, ist die Abwicklung beendet. In der Regel ist die Vermögensverteilung der letzte Akt der Liquidation. Nach der Vermögensverteilung haben die Liquidatoren eine Schlussrechnung zu legen an die Gesellschafterversammlung, die anhand der Schlussrechnung über die Beendigung der Liquidation und die Entlastung der Liquidatoren entscheidet.
Nach Beendigung der Liquidation haben die Liquidatoren das Erlöschen im Handelsregister anzumelden (§ 74 Abs. 1 GmbHG); Muster hierzu unter Ziffer 4. Der Anmeldung ist der Nachweis über die Bekanntmachung der Auflösungserklärung, welche auch das Gläubigeraufgebot zu enthalten hat (Internetausdruck) beizufügen. Damit erlischt zugleich das Liquidatorenamt. Das Registergericht trägt das Erlöschen nach Prüfung, ob die Abwicklung tatsächlich beendet ist, ein. Hierbei hat das Gericht nach § 12 FGG von Amts wegen die erforderlichen Ermittlungen zu veranlassen und kann in diesem Rahmen die Anmeldung z.B. dem Finanzamt zur Stellungnahme zuleiten, ob die Liquidationsabschlussbilanz vorgelegt wurde und die steuerliche Veranlagung abgeschlossen ist. Sollten Bedenken oder Einwände geäußert werden, wird die Eintragung der Löschung bis zur Vollbeendigung zurückgestellt.
Die Bücher und Schriften der Gesellschaft sind für die Dauer von zehn Jahren durch einen Gesellschafter oder einen Dritten aufzubewahren. (§ 74 Abs. 2 GmbHG), daneben bestehen steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO).
Sollten sich nach Löschung der Gesellschaft herausstellen, dass sie in Wirklichkeit noch nicht voll beendet war, hat eine Nachtragsliquidation stattzufinden. Der dann erforderliche Nachtragsliquidator wird ausschließlich durch das Registergericht bestellt. In Handelsregister wird dabei die Löschung des bisher unrichtigen Löschungsvermerks verlautbart. Hierbei ist jedoch ein neuer Gläubigeraufruf sowie die erneute Einhaltung des Sperrjahres nicht erforderlich.
Für die Dauer des Abwicklungszeitraums wird ein gesonderter Liquidationsgewinn ermittelt. Die besonderen Vorschriften der Liquidationsbesteuerung greifen mit dem Beginn der Auflösung ein, in der Regel also der Zeitpunkt des Gesellschafterbeschlusses über die Auflösung. Diese subjektive Steuerpflicht besteht während der Liquidation unverändert weiter. Im Liquidationsgewinn werden alle aus früheren Jahren gebildeten stillen Reserven sowie die Erträge während des Liquidationszeitraums besteuert. Die Ermittlung erfolgt als Differenz zwischen dem Abwicklungsendvermögen und dem Abwicklungsanfangsvermögen, bereinigt um bestimmte steuerfreie Vermögensmehrungen. Näheres hierzu in § 11 KStG.
Ebenso bleibt die Steuerpflicht hinsichtlich einzelner Steuerarten unberührt, z.B. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Grunderwerbsteuer. Hierdurch wird z. B. bei der Körperschaftsteuer der Liquidationszeitraum zum Veranlagungszeitraum, in dem weder Steuerbilanzen erstellt noch Körperschaftsteuererklärungen abzugeben sind. Gegebenenfalls können davon Vorauszahlungen erhoben werden. Wird ein Zeitraum von drei Jahren überschritten, kann das Finanzamt eine Zwischenveranlagung durchführen. Auf die unabhängig davon (teilweise einem anderen Zeitrhythmus folgenden) Pflichten zur Bilanzerstellung und – bußgeldbelegten – Offenlegung sei jedoch nochmals hingewiesen.
In jedem Fall gilt: Im Zweifel sollten Sie einen Steuerberater Ihrer Wahl hinzuziehen.